Gerenciar um relacionamento com seu despachante é fundamental se você está apenas começando a enviar seus produtos, trocando de parceiros de transporte ou procurando métodos para otimizar suas operações atuais. Preços mais baixos, tempos de viagem mais rápidos e menos falhas de comunicação são todos os benefícios de um relacionamento bem gerenciado com o agente de carga. Um relacionamento desleixado com seu fornecedor de transporte, por outro lado, é um método definitivo para aumentar a chance de alterações de preços, contêineres atrasados ​​e detalhes perdidos.

Aqui estão oito métodos testados e comprovados para ajudá-lo a manter uma boa relação de trabalho com seus transitários:

Estabeleça seus papéis desde o início

Quando as expectativas são expressas e atendidas, toda colaboração é bem-sucedida. Antes de trazer um agente marítimo a bordo, você deve transmitir suas necessidades particulares e definir claramente o escopo das operações. Também é crucial que a empresa entenda as leis e regulamentações de sua organização, bem como os critérios básicos do setor. Você também deve fornecer ao novo despachante acesso a toda a documentação essencial, mesmo que seja de um despachante anterior, para que possa atendê-lo melhor.

Evite reservas de última hora

Você deve fazer todos os esforços para evitar o envio de última hora. Se você não puder evitá-lo, sempre espere problemas, como atrasos no envio, falta de espaço, preços mais altos e assim por diante. Mesmo os transitários mais experientes têm dificuldade em obter espaço nos navios com meses de antecedência, muito menos no último minuto. Isso não quer dizer que as remessas de última hora nunca são problemáticas. No entanto, é quase certo que as dificuldades se desenvolvam, falando de forma realista.

Gerencie sua documentação

Apesar de todos os novos desenvolvimentos em automação logística e inteligência artificial, o sucesso ou fracasso da carga ainda é determinado pela documentação. Por uma variedade de razões, costumes e regulamentos locais e internacionais exigem o arquivamento de documentos. Crie um procedimento para obter e enviar a documentação ao seu despachante. Os documentos são propensos a serem esquecidos, extraviados ou mal interpretados se não houver um protocolo definido em vigor. Consulte o seu despachante e descubra como eles propõem que você trate sua papelada.

Planeje o inesperado

Infelizmente, o processo de envio nem sempre é tranquilo e as coisas podem dar errado. Embora a empresa de agenciamento de frete nem sempre seja a culpada, você deve confiar neles para obter informações sobre o problema e como eles estão lidando com isso.

Concorde com o procedimento que sua empresa de agenciamento de frete usará se houver algum problema com suas remessas. De que maneira você será aconselhado? Que medidas eles tomarão para lidar com isso? Quão eficaz é a sua software ERP para fretes? Você pode ter certeza de que seu despachante lidará com uma situação de maneira satisfatória se determinar com antecedência como espera que eles respondam.

Comunicação é fundamental

A comunicação é o fator mais importante para manter uma relação de trabalho eficaz e produtiva com seu despachante. A chave para estabelecer e manter uma relação de trabalho boa, produtiva e honesta é definir expectativas, definir funções e compartilhar informações sobre iniciativas passadas, atuais e futuras entre ambas as partes.

Pague os despachantes em dia

Uma conexão de crédito saudável é essencial para uma cooperação bem-sucedida com um transitário. A inadimplência é a principal causa de problemas para as empresas exportadoras. Essas corporações atrasam os pagamentos ou não pagam em dia, causando complicações para o despachante, que agora não consegue pagar seus próprios fornecedores e credores.

Os transitários não querem correr o risco de não poder pagar seus fornecedores ou outros clientes, portanto, se um cliente de exportação não pagar a tempo, o contrato será rescindido.

Esforce-se pela consistência

É fundamental ser aberto e honesto com seu despachante, portanto, informe-o se precisar de carga regular. Isso está relacionado ao planejamento e, quando você se comunica e cria prazos dessa maneira, o despachante poderá fornecer estimativas competitivas.

Foco no longo prazo

Trabalhar com um despachante deve ser tratado como uma transação comercial legítima. Tentar encontrar os fornecedores mais baratos por remessa rapidamente o colocará em um beco sem saída. A maneira ideal de colaborar com um despachante é escolher um e tratá-lo como um membro de sua equipe de logística, em vez de um serviço terceirizado por projeto. Como dito anteriormente, essas conexões podem reduzir seus custos gerais de envio devido a descontos por volume e aumentar os tempos de trânsito à medida que seu despachante se torna mais familiarizado com suas preferências e requisitos de envio.

As dicas acima com certeza irão ajudá-lo a manter um bom relacionamento com seu despachante.

É seguro assumir que a confiança e a comunicação são essenciais para obter o máximo de um transitário. O melhor método para garantir que sua relação de trabalho com seu despachante mantenha seu negócio em movimento no futuro é tomar as medidas adequadas no início de um relacionamento para definir parâmetros e expectativas e, em seguida, tentar manter um relacionamento aberto, transparente, e relacionamento dinâmico.

Consulte Mais informação: Vantagens de ter um software de gestão de fretes para sua empresa de logística