Het beheren van een relatie met uw expediteur is van cruciaal belang, of u nu net begint met het verzenden van uw producten, van transportpartner verandert of op zoek bent naar methoden om uw huidige activiteiten te optimaliseren. Lagere prijzen, snellere reistijden en minder miscommunicatie zijn allemaal voordelen van een goed beheerde expediteurrelatie. Een slordige relatie met uw transportleverancier is daarentegen een duidelijke methode om de kans op prijswijzigingen, te late containers en gemiste details te vergroten.

Hier zijn acht beproefde methoden om u te helpen een goede werkrelatie met uw expediteurs te behouden:

Bepaal uw rollen vanaf het begin

Wanneer verwachtingen worden uitgesproken en waargemaakt, slaagt elke samenwerking. Voordat u een expediteur aan boord brengt, moet u uw specifieke wensen kenbaar maken en de reikwijdte van de werkzaamheden duidelijk omschrijven. Het is ook van cruciaal belang dat het bedrijf de wet- en regelgeving van uw organisatie begrijpt, evenals de basiscriteria van de branche. U moet de nieuwe expediteur ook toegang geven tot alle essentiële documentatie, zelfs als deze van een vorige expediteur is, zodat deze u het beste van dienst kan zijn.

Vermijd last-minute boekingen

U moet er alles aan doen om last-minute verzending te vermijden. Als je het niet kunt vermijden, moet je altijd problemen verwachten, zoals vertragingen in de verzending, een tekort aan kamers, hogere prijzen, enzovoort. Zelfs de meest ervaren expediteurs hebben moeite om maanden van tevoren, laat staan ​​op het laatste moment, ruimte op schepen te krijgen. Dit wil niet zeggen dat last-minute zendingen nooit problematisch zijn. Er zullen zich echter vrijwel zeker moeilijkheden voordoen, realistisch gezien.

Beheer uw documentatie

Ondanks alle spannende nieuwe ontwikkelingen op het gebied van logistieke automatisering en kunstmatige intelligentie, wordt het succes of falen van vracht nog steeds bepaald door documentatie. Om verschillende redenen verplichten lokale en internationale gebruiken en voorschriften het indienen van papierwerk. Maak een procedure voor het verkrijgen en verzenden van documentatie naar uw expediteur. Documenten worden gemakkelijk vergeten, misplaatst of verkeerd geïnterpreteerd als er geen gedefinieerd protocol is. Raadpleeg uw expediteur en ontdek hoe zij u voorstellen om met uw papierwerk om te gaan.

Plan voor het onverwachte

Helaas verloopt het verzendproces niet altijd van een leien dakje en kunnen er dingen misgaan. Hoewel het expeditiebedrijf niet altijd de schuldige is, moet u op hen vertrouwen voor informatie over het probleem en hoe ze ermee omgaan.

Spreek af welke procedure uw expeditiebedrijf zal volgen als er problemen zijn met uw zendingen. Op welke manier wordt u begeleid? Welke stappen gaan ze ondernemen om hiermee om te gaan? Hoe effectief is hun? ERP-software voor expeditie? U kunt erop vertrouwen dat uw expediteur een situatie naar uw tevredenheid zal afhandelen als u van tevoren bepaalt hoe u verwacht dat hij zal reageren.

Communicatie is de sleutel

Communicatie is de belangrijkste factor bij het onderhouden van een effectieve en productieve werkrelatie met uw expediteur. De sleutel tot het opzetten en onderhouden van een goede, productieve en eerlijke werkrelatie is het schetsen van verwachtingen, het bepalen van rollen en het delen van informatie over eerdere, huidige en toekomstige initiatieven tussen beide partijen.

Betaal expediteurs op tijd

Een gezonde kredietverbinding is essentieel voor een succesvolle samenwerking met een expediteur. Achterstallige betalingen zijn de belangrijkste oorzaak van problemen voor exporterende bedrijven. Deze bedrijven stellen betalingen uit of betalen niet op tijd, wat complicaties veroorzaakt voor de expediteur, die nu niet in staat is om hun eigen leveranciers en crediteuren te betalen.

Expediteurs willen niet het risico lopen hun leveranciers of andere klanten niet te kunnen betalen, dus als een exportklant niet op tijd betaalt, wordt het contract beëindigd.

Streef naar consistentie

Het is van cruciaal belang om open en eerlijk te zijn tegen uw expediteur, dus laat het hen weten als u reguliere vracht nodig heeft. Dit heeft te maken met planning en wanneer u op deze manier communiceert en tijdframes maakt, kan de expediteur u concurrerende schattingen geven.

Focus op de lange termijn

Werken met een expediteur moet worden behandeld als een legitieme zakelijke transactie. Als u per zending probeert de goedkoopste aanbieders te vinden, komt u al snel in de problemen. De ideale manier om met een expediteur samen te werken, is door er een te kiezen en ze te behandelen als een lid van uw logistiek team, in plaats van als een uitbestede service per project. Zoals eerder vermeld, kunnen deze verbindingen uw totale verzendkosten verlagen dankzij volumekortingen en de transittijden verlengen naarmate uw expediteur meer vertrouwd raakt met uw voorkeuren en verzendvereisten.

Bovenstaande tips helpen u zeker om een ​​goede relatie met uw expediteur te onderhouden.

Het is veilig om aan te nemen dat vertrouwen en communicatie essentieel zijn om het meeste uit de omgang met een expediteur te halen. De beste methode om te garanderen dat uw werkrelatie met uw expediteur ervoor zorgt dat uw bedrijf goed vooruitgaat in de toekomst, is door aan het begin van een relatie de juiste maatregelen te nemen om parameters en verwachtingen op te stellen, en vervolgens te proberen een open, transparante, en dynamische verstandhouding.

Lees verder: Voordelen van vrachtbeheersoftware voor uw logistieke bedrijf