Gestire una relazione con il tuo spedizioniere è fondamentale sia che tu stia appena iniziando a spedire i tuoi prodotti, cambiando partner di trasporto o cercando metodi per ottimizzare le tue attuali operazioni. Prezzi più bassi, tempi di viaggio più rapidi e meno problemi di comunicazione sono tutti vantaggi di un rapporto di spedizioniere ben gestito. Un rapporto sciatto con il tuo fornitore di trasporti, d'altra parte, è un metodo preciso per aumentare la possibilità di modifiche ai prezzi, container in ritardo e dettagli mancati.

Ecco otto metodi collaudati per aiutarti a mantenere un buon rapporto di lavoro con i tuoi spedizionieri:

Stabilisci i tuoi ruoli dall'inizio

Quando le aspettative sono espresse e soddisfatte, ogni collaborazione ha successo. Prima di portare a bordo uno spedizioniere, devi comunicare le tue esigenze particolari e delineare chiaramente l'ambito delle operazioni. È inoltre fondamentale che l'azienda comprenda le leggi e le normative dell'organizzazione, nonché i criteri di base del settore. Dovresti anche consentire al nuovo spedizioniere di accedere a tutta la documentazione essenziale, anche se proviene da uno spedizioniere precedente, in modo che possa servirti al meglio.

Evita le prenotazioni last minute

Dovresti fare ogni sforzo per evitare la spedizione dell'ultimo minuto. Se non puoi evitarlo, dovresti sempre aspettarti problemi, come ritardi nella spedizione, mancanza di spazio, prezzi più alti e così via. Anche gli spedizionieri più esperti hanno difficoltà a trovare spazio sulle navi con mesi di anticipo, per non parlare dell'ultimo minuto. Questo non vuol dire che le spedizioni dell'ultimo minuto non siano mai problematiche. Tuttavia, è quasi certo che si svilupperanno difficoltà, realisticamente parlando.

Gestisci la tua documentazione

Nonostante tutti i nuovi entusiasmanti sviluppi nell'automazione della logistica e nell'intelligenza artificiale, il successo o il fallimento del carico è ancora determinato dalla documentazione. Per una serie di motivi, le consuetudini e le normative locali e internazionali impongono l'archiviazione di documenti. Crea una procedura per ottenere e inviare la documentazione al tuo spedizioniere. I documenti tendono a essere dimenticati, smarriti o interpretati in modo errato se non esiste un protocollo definito in atto. Consulta il tuo spedizioniere e scopri come ti propone di gestire le tue scartoffie.

Pianifica l'imprevisto

Sfortunatamente, il processo di spedizione non è sempre fluido e le cose possono andare storte. Sebbene la ditta di spedizioni non sia sempre responsabile, dovresti fare affidamento su di loro per informazioni sul problema e su come lo stanno affrontando.

Accetta la procedura che la tua azienda di spedizioni utilizzerà in caso di problemi con le tue spedizioni. In che modo verrai consigliato? Quali passi faranno per affrontarlo? Quanto è efficace il loro software ERP di spedizione merci? Puoi essere certo che il tuo spedizioniere gestirà una situazione in modo soddisfacente se decidi in anticipo come ti aspetti che risponda.

La comunicazione è fondamentale

La comunicazione è il fattore più importante per mantenere un rapporto di lavoro efficace e produttivo con il tuo spedizioniere. La chiave per stabilire e mantenere un rapporto di lavoro buono, produttivo e onesto è delineare le aspettative, definire ruoli e condividere informazioni su iniziative passate, attuali e future tra entrambe le parti.

Paga puntualmente gli spedizionieri

Una sana connessione creditizia è essenziale per una collaborazione di successo con uno spedizioniere. I pagamenti insoluti sono la principale causa di problemi per le aziende esportatrici. Queste società ritardano i pagamenti o non riescono a pagare in tempo, causando complicazioni allo spedizioniere, che ora non è in grado di pagare i propri fornitori e creditori.

Gli spedizionieri non vogliono rischiare di non essere in grado di pagare i loro fornitori o altri clienti, quindi se un cliente export non paga in tempo, il contratto verrà risolto.

Cerca la coerenza

È fondamentale essere aperti e onesti con il tuo spedizioniere, quindi fagli sapere se hai bisogno di un carico regolare. Questo è legato alla pianificazione e quando comunichi e crei intervalli di tempo in questo modo, lo spedizioniere sarà in grado di fornirti stime competitive.

Concentrati sul lungo termine

Lavorare con uno spedizioniere dovrebbe essere considerato una transazione commerciale legittima. Cercare di trovare i fornitori più economici in base alla spedizione ti metterà rapidamente in difficoltà. Il modo ideale per collaborare con uno spedizioniere è sceglierne uno e trattarlo come un membro del tuo team logistico, piuttosto che come un servizio esterno per progetto. Come affermato in precedenza, questi collegamenti possono ridurre i costi di spedizione complessivi grazie a sconti sui volumi e aumentare i tempi di transito man mano che il tuo spedizioniere acquisisce maggiore familiarità con le tue preferenze e i requisiti di spedizione.

I suggerimenti sopra menzionati ti aiuteranno sicuramente a mantenere un buon rapporto con il tuo spedizioniere.

È lecito ritenere che la fiducia e la comunicazione siano essenziali per ottenere il massimo dai rapporti con uno spedizioniere. Il metodo migliore per garantire che il tuo rapporto di lavoro con il tuo spedizioniere mantenga la tua attività in movimento nel futuro è prendere le misure adeguate all'inizio di un rapporto per impostare parametri e aspettative, quindi cercare di mantenere un rapporto aperto, trasparente, e rapporto dinamico.

Per saperne di più: Vantaggi di avere un software di gestione del trasporto per la tua azienda di logistica