La gestion d'une relation avec votre transitaire est essentielle, que vous commenciez tout juste à expédier vos produits, que vous changiez de partenaire de transport ou que vous recherchiez des méthodes pour optimiser vos opérations actuelles. Des prix plus bas, des temps de trajet plus rapides et moins de problèmes de communication sont tous les avantages d'une relation de transitaire bien gérée. Une relation bâclée avec votre fournisseur de transport, en revanche, est une méthode sûre pour augmenter le risque de changements de prix, de conteneurs en retard et de détails manqués.

Voici huit méthodes éprouvées pour vous aider à maintenir une bonne relation de travail avec vos transitaires :

Établissez vos rôles dès le début

Lorsque les attentes sont exprimées et satisfaites, chaque collaboration réussit. Avant d'embarquer un agent maritime, vous devez faire part de vos besoins particuliers et définir clairement l'étendue des opérations. Il est également crucial que l'entreprise comprenne les lois et réglementations de votre organisation, ainsi que les critères de base de l'industrie. Vous devez également donner au nouveau transitaire l'accès à tous les documents essentiels, même s'ils proviennent d'un transitaire précédent, afin qu'il puisse mieux vous servir.

Évitez les réservations de dernière minute

Vous devez faire tout votre possible pour éviter les envois de dernière minute. Si vous ne pouvez pas l'éviter, vous devez toujours vous attendre à des problèmes, tels que des retards d'expédition, un manque de place, des prix plus élevés, etc. Même les transitaires les plus expérimentés ont du mal à obtenir de l'espace sur les navires des mois à l'avance, et encore moins à la dernière minute. Cela ne veut pas dire que les envois de dernière minute ne sont jamais problématiques. Cependant, il est presque certain que des difficultés se développeront, d'un point de vue réaliste.

Gérez votre documentation

Malgré tous les nouveaux développements passionnants de l'automatisation de la logistique et de l'intelligence artificielle, le succès ou l'échec du fret est toujours déterminé par la documentation. Pour diverses raisons, les coutumes et réglementations locales et internationales imposent le dépôt de documents. Créez une procédure pour obtenir et envoyer la documentation à votre transitaire. Les documents sont susceptibles d'être oubliés, égarés ou mal interprétés s'il n'y a pas de protocole défini en place. Consultez votre transitaire et découvrez comment il vous propose de gérer vos documents.

Planifiez l'imprévu

Malheureusement, le processus d'expédition n'est pas toujours fluide et les choses peuvent mal tourner. Bien que le transitaire ne soit pas toujours à blâmer, vous devez vous fier à lui pour obtenir des informations sur le problème et sur la manière dont il le résout.

Convenez de la procédure que votre entreprise de transport de fret utilisera en cas de problème avec vos envois. De quelle manière serez-vous conseillé ? Quelles mesures prendront-ils pour y faire face ? Quelle est l'efficacité de leur logiciel ERP de transitaire? Vous pouvez être sûr que votre transitaire gérera une situation à votre satisfaction si vous déterminez à l'avance comment vous vous attendez à ce qu'il réponde.

La communication est la clé

La communication est le facteur le plus important pour maintenir une relation de travail efficace et productive avec votre transitaire. La clé pour établir et maintenir une bonne relation de travail productive et honnête consiste à définir les attentes, à définir les rôles et à partager des informations sur les initiatives passées, actuelles et futures entre les deux parties.

Payer les transitaires à temps

Une relation de crédit saine est essentielle pour une coopération réussie avec un transitaire. Les retards de paiement sont la principale cause de problèmes pour les entreprises exportatrices. Ces sociétés retardent les paiements ou ne paient pas à temps, ce qui entraîne des complications pour le transitaire, qui est désormais incapable de payer ses propres fournisseurs et créanciers.

Les transitaires ne veulent pas risquer de ne pas pouvoir payer leurs fournisseurs ou d'autres clients, donc si un client exportateur ne paie pas à temps, le contrat sera résilié.

Rechercher la cohérence

Il est essentiel d'être ouvert et honnête avec votre transitaire, alors faites-lui savoir si vous avez besoin d'une cargaison régulière. Ceci est lié à la planification, et lorsque vous communiquez et créez des délais de cette manière, le transitaire sera en mesure de vous fournir des estimations compétitives.

Concentrez-vous sur le long terme

Travailler avec un transitaire doit être traité comme une transaction commerciale légitime. Essayer de trouver les fournisseurs les moins chers par expédition vous mettra rapidement dans une impasse. La manière idéale de collaborer avec un transitaire est d'en choisir un et de le traiter comme un membre de votre équipe logistique, plutôt que comme un service externalisé par projet. Comme indiqué précédemment, ces connexions peuvent réduire vos frais d'expédition globaux en raison des remises sur volume et augmenter les temps de transit à mesure que votre transitaire se familiarise avec vos préférences et vos exigences d'expédition.

Les conseils mentionnés ci-dessus vous aideront certainement à maintenir une bonne relation avec votre transitaire.

Il est prudent de supposer que la confiance et la communication sont essentielles pour tirer le meilleur parti des relations avec un transitaire. La meilleure méthode pour garantir que votre relation de travail avec votre transitaire maintiendra votre entreprise à long terme consiste à prendre les mesures appropriées au début d'une relation pour définir les paramètres et les attentes, puis essayer de maintenir une approche ouverte, transparente, et rapport dynamique.

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