Manejar una relación con su agente de carga es fundamental, ya sea que recién esté comenzando a enviar sus productos, cambiando de socios de transporte o buscando métodos para optimizar sus operaciones actuales. Precios más bajos, tiempos de viaje más rápidos y menos falta de comunicación son todos los beneficios de una relación de agente de carga bien administrada. Una relación descuidada con su proveedor de transporte, por otro lado, es un método definitivo para aumentar la posibilidad de cambios de precios, contenedores tardíos y detalles perdidos.

Aquí hay ocho métodos probados y verdaderos para ayudarlo a mantener una buena relación de trabajo con sus agentes de carga:

Establece tus roles desde el principio

Cuando las expectativas se expresan y se cumplen, toda colaboración tiene éxito. Antes de traer a bordo a un agente marítimo, debe transmitir sus requisitos particulares y describir claramente el alcance de las operaciones. También es fundamental que la empresa comprenda las leyes y reglamentos de su organización, así como los criterios básicos de la industria. También debe darle acceso al nuevo transportista a toda la documentación esencial, incluso si es de un transportista anterior, para que pueda brindarle un mejor servicio.

Evita las reservas de última hora

Debe hacer todo lo posible para evitar el envío de última hora. Si no puede evitarlo, siempre debe esperar problemas, como demoras en el envío, falta de espacio, precios más altos, etc. Incluso los agentes de carga más experimentados tienen dificultades para obtener espacio en los barcos con meses de anticipación, y mucho menos en el último minuto. Esto no quiere decir que los envíos de última hora nunca sean problemáticos. Sin embargo, es casi seguro que se desarrollarán dificultades, hablando de manera realista.

Gestiona tu documentación

A pesar de todos los nuevos y emocionantes desarrollos en automatización logística e inteligencia artificial, el éxito o el fracaso de la carga todavía está determinado por la documentación. Por una variedad de razones, las costumbres y regulaciones locales e internacionales exigen la presentación de documentos. Crea un procedimiento para la obtención y envío de documentación a tu transitario. Los documentos son propensos a olvidarse, extraviarse o malinterpretarse si no existe un protocolo definido. Consulte a su agente de carga y descubra cómo le proponen manejar su papeleo.

Plan para lo inesperado

Desafortunadamente, el proceso de envío no siempre es fácil y las cosas pueden salir mal. Si bien la empresa de transporte de carga no siempre tiene la culpa, debe confiar en ellos para obtener información sobre el problema y cómo lo están tratando.

Acuerde el procedimiento que utilizará su negocio de transporte de carga si hay algún problema con sus envíos. ¿De qué manera se le aconsejará? ¿Qué medidas tomarán para enfrentarlo? ¿Qué tan efectivo es su software ERP de transporte de carga? Puede estar seguro de que su agente de carga manejará una situación a su satisfacción si determina de antemano cómo espera que responda.

La comunicación es clave

La comunicación es el factor más importante para mantener una relación de trabajo efectiva y productiva con su agente de carga. La clave para establecer y mantener una relación de trabajo buena, productiva y honesta es delinear expectativas, establecer roles y compartir información sobre iniciativas pasadas, actuales y futuras entre ambas partes.

Pagar a los transitarios a tiempo

Una conexión crediticia saludable es esencial para una cooperación exitosa con un agente de carga. Los pagos atrasados ​​son la principal causa de problemas para las empresas exportadoras. Estas corporaciones retrasan los pagos o no pagan a tiempo, lo que genera complicaciones para el agente de carga, que ahora no puede pagar a sus propios proveedores y acreedores.

Los agentes de carga no quieren correr el riesgo de no poder pagar a sus proveedores u otros clientes, por lo que si un cliente de exportación no paga a tiempo, se rescindirá el contrato.

Esforzarse por la consistencia

Es fundamental ser abierto y honesto con su agente de carga, así que hágales saber si necesita carga regular. Esto está relacionado con la planificación, y cuando se comunica y crea marcos de tiempo de esta manera, el agente de carga podrá brindarle estimaciones competitivas.

Centrarse en el largo plazo

Trabajar con un agente de carga debe tratarse como una transacción comercial legítima. Tratar de encontrar los proveedores más baratos por envío lo pondrá rápidamente en un aprieto. La forma ideal de colaborar con un agente de carga es elegir uno y tratarlo como un miembro de su equipo de logística, en lugar de un servicio subcontratado por proyecto. Como se indicó anteriormente, estas conexiones pueden reducir sus costos generales de envío debido a los descuentos por volumen y aumentar los tiempos de tránsito a medida que su agente de carga se familiariza con sus preferencias y requisitos de envío.

Los consejos mencionados anteriormente definitivamente lo ayudarán a mantener una buena relación con su agente de carga.

Es seguro asumir que la confianza y la comunicación son esenciales para aprovechar al máximo el trato con un agente de carga. El mejor método para garantizar que su relación laboral con su agente de carga mantenga su negocio avanzando hacia el futuro es tomar las medidas adecuadas al comienzo de una relación para establecer parámetros y expectativas, y luego tratar de mantener una relación abierta, transparente y y relación dinámica.

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